Eigersund kommune og formelle rutiner

Arkivloven sier at det er plikt til å føre journal. Lokalavisa har tidligere skrevet at kommunedirektøren måtte «legge seg flat» på grunn av mangelfull journalføring.

Kommunikasjonssjefen har gitt tydelig beskjed om hvordan man får bekreftelse når man sender brev på e-post. Det er nødvendig, siden man ikke kan stole på at kommunen registrerer alt i journalsystemet. Nylige erfaringer viser at man bare får beskjed om at det erfarte skal bli "sett på" – uten noe mer konkret svar eller tidsplan. Dette gjør hele bekreftelsen verdiløs.

De fleste offentlige instanser sender automatisk bekreftelse på e-post, men dette er tydeligvis ikke en selvfølge i Eigersund kommune. Når kommunen ved gjentatte henvendelser unnlater å gi bekreftelse, blir det problematisk – både for den som har sendt meldingen og for tilliten til systemet. Mange opplever det samme.

Forvaltningsloven sier noe om klagefrister og klagemuligheter. Hvis man for eksempel ønsker å klage på lang saksbehandlingstid eller manglende svar, er det viktig å kunne dokumentere når man tok kontakt. Derfor svekkes innbyggerens rettigheter når kommunen ikke svarer skikkelig. Det blir vanskelig å bevise at man har klaget innen fristen. Dette gjelder også organisasjoner som kommuniserer med kommunen. Henvendelser kan handle om viktige tidsfrister – og da er trygghet i systemet svært viktig.

Et hovedproblem er at både politisk og administrativ ledelse har kjent til disse utfordringene lenge. Likevel fortsetter det som om alt er i orden. Innbyggerne, som egentlig burde stå i sentrum, blir ofte ikke hørt. De mister rettigheter, blir oversett og føler seg maktesløse. Mange sitter igjen med en følelse av at kommunen ignorerer alvorlige saker – og dette koster både tid, penger og tillit.

Hvorfor skjer dette? Hva ønsker kommunen å oppnå med slik praksis? Finnes det skjulte motiver som ikke tåler dagens lys? Tilliten har dessverre fått en alvorlig knekk. Det er som om man har glemt at kommunen skal være til for innbyggerne.